En Memoria del Dr. Stephen Richards Covey (Salt Lake City, Utah, Estados Unidos, 24 de octubre de 1932 – Idaho Falls, Idaho, Estados Unidos, 16 de julio de 2012)

El lunes pasado falleció el Dr. Stephen Covey autor del libro “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas”. Soy bastante escéptico cuando me recomiendan un libro que se vende en las estanterías de los supermercados. Sin embargo, si bien no encontré un titánico reto intelectual,  hallé un manual pragmático para prioritarizar mis tareas de una manera libre de ansiedad.

Adicionalmente hay otras gemas escondidas en el trabajo del Dr. Covey, como por ejemplo el hábito de buscar entender a la contraparte antes de pretender ser entendido: ¡magia pura para dearmar un conflico en potencia!

Que descanse en paz el Dr. Covey, ¡gran legado el que ha dejado!

La siguiente es una transcripción adaptada y enriquecida de una charla dada para el podcast “Radio Sinergia” disponible en iTunes Store

Gestión del tiempo: su bien más preciado:

Me gustaría empezar la discusión acerca del tema de hoy que se llama Optimice su Tiempo, con una cita del Dr. Franklin Covey y dice así: “El regalo más grande que tenemos en la vida es la vida misma y el segundo regalo más grande que tenemos es el poder para decidir la dirección que le damos a la vida”.

Hábitos, y cómo crearlos

Hoy vamos a hablar acerca de la gestión de su tiempo y va enfocado a todo lo que hemos revisado antes de este punto.  Si hay algo que me ha dejado muy claro el estudio que he realizado desde hace años acerca de la salud holística es que los cambios que  surten efecto y que nos ayudan a incrementar nuestra calidad de vida son aquellos cambios que  los implementamos de forma habitual y éste ha sido un gran interrogante para mí. ¿Cómo es que  creamos hábitos? ¿Por qué hay personas que aparentemente les es fácil vivir una vida muy estructurada y habitual y hay otras personas que aparentemente les es difícil incorporar una rutina tan simple como 30-45 minutos de gimnasio al día? Y lo que les voy a decir ahora es clave antes de arrancar puntualmente con los temas que vamos a hablar el día de hoy:

Muchas personas cuando les empiezo a hablar acerca de la organización del tiempo, revelan sin darse cuenta, cuál es su traba y me dicen cuestiones como: “¡Ah! es que yo no puedo andar con una agenda”.  Ojo, porque ahí nos estamos poniendo una traba muy grande que es la autoidentificación con una imagen propia que no puede adaptarse a un horario.  Cuando uno dice “yo no puedo” esto revela que es una autoimagen. Entonces les pediría que por favor se mantengan abiertos y me traten de entender el mensaje que les estoy tratando de enviar hoy porque para mí es la clave para poder disfrutar, poder saborear de los frutos de todas las temáticas que hemos venido hablando, ya sea de factores mentales como también adoptar rutinas más sanas para el cuerpo físico.

Demasiado ocupad@ manejando como parar a echar gasolina

 

Con esta simple demostración el Dr. prueba por qué no sirve planificar las actividades chicas antes de tener claras la prioridades grandes.

 

Cuando estaba preparando el material para esta nota me imaginé una situación: viernes de quincena montados en el carro, tenemos una cita urgentísima de trabajo, vamos con el tiempo tallado, salimos 5 minutos después de cuando nos hubiera gustado salir para ir con suficiente tiempo para ir cómodos, sin preocupaciones.  Se presentaron uno y otros atrasos y salimos 5 minutos más tarde y para colmos entramos a la calle principal y hay un estancamiento a los 150 metros que apenas lo podemos ver a través del aguacero que está cayendo y seguimos avanzando. Ya desperdiciamos 10 minutos más y vamos super atrasados, nos mandan un mensaje de texto y cuando respondemos que ya casi vamos llegando (a pesar de que no es verdad) y volvemos a ver el dash del carro y nos damos cuenta de que está en empty y que la lucecita de la reserva de gasolina está prendida queriendo decir que en cualquier momento nos quedamos botados por  no tener gasolina.  En ese momento se nos ocurre el siguiente pensamiento,  “estoy demasiado ocupado manejando como parar a echar gasolina”. ¡Qué conflicto, ah! Es un absurdo, una situación lamentable que a más de alguno se nos debe de haber presentado, pero es un absurdo. ¿Cómo piensa uno manejar si no ha echado gasolina?

Lamentablemente las exigencias del día de hoy y la rutina que los seres humanos llevamos hoy en día nos llevan a vivir frecuentemente situaciones como estas y yo creo que precisamente esto es lo que está pasando con nuestra salud.   nos encontramos en situaciones en las que estamos demasiado ocupados resolviendo situaciones  de emergencia importantes dentro del trabajo como para preocuparnos de echarle gas al automóvil.

Si bien es una inversión de tiempo y hay que separar y acomodarse para adoptar una rutina que nos permita seguir continuando, hay que hacerlo.  Si  estamos viviendo en una constante emergencia, pueda que no sea tan evidente que existe el tiempo o que hay que hacer el tiempo para poder adoptar rutinas más sanas, señores y señoras, esa es la realidad.

Fallar en prepararse es prepararse para fallar

Yo creo que este es uno de los mensajes que se nos está presentando hoy en día: Cuando vemos que las enfermedades que hoy han alcanzado un carácter epidémico, son enfermedades que hace 100 años casi ni se escuchaba de ellas.  Algo nos está diciendo esto acerca de la rutina, acerca de lo que vemos como normal.

Como lo diría Benjamin Franklin, “fallar en prepararse es prepararse para fallar”.  Este es el preámbulo que les doy para el tema de hoy, el cual trata acerca de cómo realizar los ajustes, cómo organizarnos a un nivel personal, cómo organizar nuestra rutina de la semana para poder incorporar los cambios que yo les estoy diciendo.  No basta con saber que la comida orgánica es más saludable o no basta conocer o tener una intuición de que  necesitamos incorporar unos minutos de relajación en nuestra rutina diaria, eso no basta.  Hay que sentarse y aplicar este conocimiento para  recibir los frutos que éste nos va a dar.

Si usted todavía está escéptico o escéptica acerca de que usted pueda lograr sacar un poco de tiempo en un día que pareciera ya no pudiera alojar más situaciones, si usted se encuentra como exprimiendo un trapo para sacar gotas de tiempo, le prepongo el siguiente ejercicio.  Estoy plenamente consciente de que esto le puede estar “tensando la espalada” pero no se preocupe, estoy tratando de pellizcarlos al propio.  Si los estoy incomodando, creo que estoy haciendo mi trabajo bien porque es cuando nos incomodamos que nos ponemos a buscar situaciones alternativas o nos ponemos a pensar.

¿En serio?… Demasiado ocupad@

Este es el ejercicio.  Piense en una persona que usted admira, no precisamente lo tiene que conocer personalmente pero una persona de todo el mundo que usted diga que esta es una persona que tiene éxito,  una persona que yo admiro por lo que ha logrado.  En mi caso personal les puedo decir que yo podría pensar en alguien como el presidente Obama, Bono el cantante  de U2 o Tim Ferriss, alguna de estas personas que están logrando cuestiones significativas.  Ahora piense por el otro lado en una persona que  diríamos que está  “pulseándola”,  una persona que tal vez uno sí conozca personalmente, que  está teniendo un momento difícil, tratando de hacer calzar las cuentas.

Ahora lo que yo les digo es que hay que saber que ambas personas que nos estamos imaginando, los 2 sólo tienen 24 horas al día.  No es que la persona que tiene éxito tiene 26 horas al día, no, ambas personas a pesar de que están obteniendo resultados diametralmente opuestos, hay diferencias tan sustanciales en la manera que administran su tiempo que están obteniendo resultados tan distintos.  ¡A pesar de que el presidente Obama no tenga a una persona si no a un equipo de personas manejándole su agenda!  Aún así creo que el ejemplo y el ejercicio se sostiene.

Les vuelvo a mencionar la cita del Dr. Franklin Covey, “el regalo más grande que tenemos en la vida es la vida misma y el segundo regalo más grande que tenemos es el poder de escoger la dirección que le damos a la vida”.  Admito que si yo les hablo de que hay que ejercitarse, comer mejor,  esto va a incurrir en una inversión de dinero y de tiempo pero sépalo, tenga completa seguridad de que si usted toma el tiempo para investigar un poco (hoy les voy a dar la pincelada pero ojalá que les quede la espinita para investigar un poco) acerca de las herramientas que existen hoy para ayudarnos a administrar el tiempo,  ustedes se van  a dar cuenta de que hay herramientas gratuitas, que si  nos tomamos el tiempo de implementarlas y de tatuarlas en nuestra rutina y volverlas un hábito, nos van a ayudar enormemente a lograr esas metas que las tenemos ahí y que están bajo el fichero de “algún día”.

Planeamiento por escrito

Les voy a hablar acerca de cuál es definitivamente la clave para la organización del tiempo y es el Planeamiento.  ¿Qué es lo que quiero decir con planeamiento?  Quiere decir organizar las actividades que quiero cumplir por escrito.  Estar en la ducha en la mañana y pensar acerca de las vueltas que tengo que hacer, no, eso no es planeamiento.  Planeamiento es ponerlas por escrito ya sea a mano o en un medio electrónico que hay tantos a disposición y varios de los cuales son gratuitos.

Para realizar un planeamiento efectivo yo les recomendaría que vayan a la librería Internacional donde siempre hay disponibles libros del Dr. Franklin Covey.  Hay varios títulos: Los 7 Hábitos de las Personas Altamente Efectivas,  más puntuales en cuestión de manejo de tiempo sería First Things First y básicamente la metodología que les voy a hablar hoy se va a basar en las metodologías del Dr. Covey pero también les voy a poner un poco de aporte de lo que ha sido mi experiencia.

Consejos prácticos para la gestión del tiempo:

Consejo #1:  Identificar el objetivo que uno quiere por escrito

Si ustedes se han dedicado a leer literatura de Administración de Empresas o sobre emprendedores se van a dar cuenta de que es un común denominador,  es más, ni si quiera de los negocios, ahora que lo pienso.  Inclusive a raíz del documental de Secret, muchas personas de libros de Autoayuda, de Nueva Era, también hablan acerca de  la importancia de tener una idea concreta de lo que yo quiero lograr,  del lugar hacia dónde me quiero dirigir a nivel profesional, personal, social y todos los roles que uno esté desempeñando en la vida.  Si uno es padre de familia, si uno es amigo, si uno es hermano,  tomarse el tiempo para tener una imagen clara de hacia dónde quiero yo dirigir mi vida al mediano y largo plazo.

De hecho recuerdo que hace un par de años en un paseo familiar para fin de año yo me dediqué por casi 5 días de los cuales 2 los gasté simplemente observando el ejercicio sin querer hacerlo.   Me dediqué a realizar un ejercicio de Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva que en el momento me pareció un poco sombrío.  El ejercicio consistía en imaginarse la escena del propio funeral de uno y de las personas que iban a hablar.  Le pedían a uno que se imaginara a 3 personas que iban a hablar en el funeral de uno y qué era lo que iban a decir de uno. A mí, y estoy seguro de que a usted también le parece algo sombrío,  un poco triste hacer este ejercicio pero fue sumamente esclarecedor porque si uno se imagina esa escena y se imagina lo mejor que uno pudiera desear de que estas personas estuvieran hablando sobre uno, se va a revelar cuál es el legado que uno desea dejar en la tierra.

Este ejercicio ayuda un montón porque no es fácil identificar los objetivos.  Casi nadie se dedica a invertir tiempo para saber qué es lo que  quiero sacar yo de la vida. Las estadísticas dicen que menos del 5% y yo lo reto a usted a realizar este ejercicio. Es sumamente esclarecedor y si le está dando pereza y si le parece demasiado irreal, ahí está el reto, sea usted parte de ese 5%.  Lo más fácil en el mundo es ir con la manada y ser de los que no hacen estos ejercicios.  Decida usted tomarse el tiempo para pensar acerca de este ejercicio.  Este es el primer paso para el planeamiento, identificar a dónde quiero ir.

Consejo #2:  Planear semanalmente

Si bien esas imágenes y resultados de ese ejercicio nos van a dar una perspectiva a largo plazo,  la manera más efectiva de planear el tiempo es semanalmente.  Agarrar un día,   cualquier día de la semana pero que sea el mismo,  tomarlo para ver cuáles son las tareas que me quedan por cumplir,  cuáles son las más importantes y planificar la semana con estas metas en la mira.  Un mes ya es demasiado largo, uno no sabe los imprevistos que se van a presentar en el mes próximo, sin embargo una semana es como la cantidad de tiempo ideal.

Ojo, ya sé que están surgiendo muchos peros. Denme un chancecito, ya sé que deben de estar diciendo “no, no, yo no puedo, mi forma de vida, mi ocupación no me permite hacer esto”. Pueden que tengan razón y les voy a dar las  causas en un minutito, déjenme terminar con los consejos.

Consejo #3:  Ser realistas.

Planificar de manera realista.  Uno se despliega como un amateur en la cuestión de planeamiento de horario cuando se pone 18 objetivos por día y cuando termina el día se da cuenta que sólo consiguió la mitad de uno entonces se frustra y dice “no, esto no sirve para mí, yo no puedo utilizar una herramienta de planificación”.  No es cierto,  esta es una herramienta para la predeterminación de las acciones que quiero tomar. No es una garantía de que se vayan a llevar a cabo, lo que pasa es que si se presentan imprevistos como a todos se nos presentan y si usted tiene un plan semanal por escrito, usted va a tener un chance muchísimo más grande de volver a retomar su camino que una persona que no ha puesto por escrito nada.  Cuando se vengan esos imprevistos usted se va a poder recuperar más fácilmente si usted tiene una predeterminación de lo que quiere lograr en la semana.

Ser realistas quiere decir también planear los tiempos de transporte.  Si tengo una cita, planificar , ser sincero, cuánto tiempo ocupo yo para agarrar las cosas que necesito para esta cita,  cuánto tiempo me a tomar llegar al otro lado de la ciudad con estas presas y a esa hora.  De esta manera cuando somos realistas, esta herramienta nos va a permitir conocernos mejor,  saber hasta dónde llegan mis limitantes de tiempo y poder planificar de manera realista.

No hace falta que uno se ponga una meta y tener que cumplirla en 7 días.  Muchas metas nos van a tomar meses o inclusive años pero si uno sabe hasta dónde llegan sus capacidades, va a poder administrarlas de mejor manera y garantizado que va a evitar frustraciones.

Empiece a planificar a su propio ritmo.  No hace falta que se compre un iPad con agenda electrónica super sofisticada.  Empiece a su propio ritmo, consígase un calendario de pared de los que tienen la cuadrícula con los días del mes.   Así empecé yo y me sirvió muy bien hasta que mis objetivos se volvieron un poco más complejos y tenía que escribir varias cosas en un cuadrito de 2x3cm que ya no me daba abasto.  Pero así empecé yo a apuntar las cosas, las metas que quería cumplir por día.

Empiece suave…

…dese chance y así va a poder,  inclusive en una hoja de papel, póngase los objetivos por día, sepárelos, vaya conociéndose.  Los peros como, “yo no puedo implementar una rutina tan esquematizada”, quizás usted tenga razón.  Si usted es un médico, si usted es un cruzrojista, si usted es un padre de familia, si usted vive en un ambiente donde su trabajo exige que esté respondiendo a emergencias constantemente, entonces le doy la razón.  Su trabajo exige poder responder a las exigencias “del cliente”,  sin embargo eso no quiere decir que usted tenga que sacrificar sus proyectos a largo plazo, nada de eso.  Sí puede decir que usted tenga una disponibilidad de tiempo distinta a la de otras personas pero al tenerlo por escrito y al tener un plan que usted le ha dedicado tiempo de escribir y si usted conoce cuáles son sus limitantes de tiempo reales, puede que avance no a una velocidad exorbitante pero que avance de manera paulatina hacia esos logros y metas que quiere llevar a cabo.

 

En un libro sobre escritura creativa, la autora, una PHD en Literatura hablaba sobre (y me sorprendió) la cantidad de libros de best sellers y de clásicos que fueron escritos por autores en situaciones paupérrimas y que sólo lograban escribir una página por día o menos en la mesa del desayuno o la hora del almuerzo.  Entonces no crea que todas estas implementaciones de una rutina de meditación, de visualización, de ir a comprar mejor comida, de prepararse la comida que es muy importante y lo que vamos a hablar la próxima vez, no crean que eso sea exclusivo para personas que disponen de mucho tiempo.  Con un poco de exploración estoy completamente seguro de que usted puede hacer cambios grandísimos en su vida que le van a afectar de manera muy positiva.